Od 1. januára 2027 sa na Slovensku zavádza povinná elektronická fakturácia.

V praxi to znamená, že pri fakturácii firmám alebo verejným inštitúciám už nebude stačiť poslať faktúru poštou alebo e‑mailom. Takéto faktúry budú musieť prejsť cez nový štátny systém eFaktúra.

Pri fakturácii súkromným osobám (nepodnikateľom) sa nič nemení - formát PDF aj tlačená faktúra zostávajú bez zmeny.

eFaktúra je štruktúrovaný elektronický dokument, ktorý putuje priamo medzi informačnými systémami cez celoeurópsku sieť Peppol.

Znie to technicky, ale nemusíte sa tým trápiť. V Kalkuluse pripravujeme riešenie tak, aby ste sa nemuseli zaoberať formátmi, protokolmi ani komunikáciou so štátnym systémom. Vy sa môžete sústrediť na to najdôležitejšie - na svoje zákazky.

Modul Fakturácia a čerpanie  - na čom staviame

Modul Fakturácia a čerpanie programu Kalkulus v súčasnosti slúži na priebežné vytváranie súpisov vykonaných prác a dodávok počas realizácie zákazky.

Používateľ zadáva fakturované množstvá za jednotlivé položky rozpočtu v danom období, pričom program stráži, aby neprekročil zostatok. 

Každý odfakturovaný súpis sa vecne aj finančne odpočíta z centrálneho rozpočtu a premietne do evidencie čerpania.

Vďaka tomu má stavebná firma v reálnom čase prehľad o tom:

• koľko bolo odfakturované,

• aký je zostatok,

• aké boli zaevidované naviac práce.

Tento modul je obľúbený aj vďaka excelovskému výstupu priebehu fakturácie, ktorý stavebné firmy často posielajú investorovi alebo stavebnému dozoru ako kontrolný dokument.

Dve skupiny klientov - dve rôzne potreby

Naši klienti modul Fakturácia a čerpanie používajú dvoma spôsobmi:

1. Prvá skupina používa Kalkulus ako nástroj na čerpanie + fakturačný systém.

Títo klienti nemajú vlastný fakturačný program. V Kalkuluse vytvárajú súpisy prác, sledujú čerpanie a zároveň generujú hlavičku faktúry, ktorú tlačia alebo exportujú do PDF ako ostrú faktúru pre svojho odberateľa. Zoznam vystavených faktúr účtovníčka následne eviduje vo svojom účtovnom programe. V účtovnom programe eviduje taktiež došlé faktúry.

2. Druhá skupina používa Kalkulus iba ako nástroj na čerpanie.

Títo klienti majú vlastný fakturačný program. Kalkulus používajú predovšetkým na tvorbu súpisov prác a sledovanie zostatkov. Hlavičku faktúry vytvárajú iba formálne. Ostrú faktúru vystavujú vo svojom fakturačnom programe.

Ako to bude fungovať po zavedení eFaktúry ?

Čo sa mení

Doteraz ste faktúru poslali poštou alebo mailom ako PDF prílohu a tým to bolo vybavené.

Po novom musí byť faktúra vo formáte, ktorému rozumejú počítačové systémy na oboch stranách - nielen ľudia.

Technicky ide o štandard UBL 2.1 / Peppol BIS Billing 3.0, ktorý sa posiela cez sieť Peppol. Tá funguje podobne ako poštová sieť, len namiesto listov v nej putujú overené elektronické doklady.

Dôležité je podotknúť, že táto povinnosť sa netýka len odosielania faktúr. Každá firma s DIČ bude musieť vedieť eFaktúry aj prijímať - teda aj tí, ktorí v Kalkuluse zatiaľ len evidujú čerpanie, budú potrebovať spôsob, ako spracovať eFaktúru od dodávateľa materiálu či subdodávateľa.

Ako to riešime v Kalkuluse

Modul Fakturácia a čerpanie rozširujeme o doplnkový modul eFaktúra s dvoma možnosťami. Prvá možnosť je určená pre klientov, ktorí fakturujú priamo v Kalkuluse a druhá pre tých, ktorí používajú vlastný fakturačný program.

Možnosť č. 1. Plná integrácia s preferovaným digitálnym poštárom ePošťák

Táto možnosť je určená pre klientov, ktorí nemajú vlastný fakturačný program. Kalkulus im slúži ako nástroj na tvorbu súpisov a čerpanie, ale aj ako fakturačný systém na generovanie hlavičiek faktúr. 

V tomto prípade proces eFaktúra obsahuje v Kalkuluse tieto funkcie: 

• prepojenie s našim partnerským certifikovaným digitálnym poštárom, ktorý sa volá ePošťák (Kaja Solutions s.r.o.) zadaním ID a API kľúča. Objednať si ho môžete na stránke Výber certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby.

• odoslanie faktúry do siete Peppol jedným klikom,

• evidenciu stavu doručenia.

Táto integrácia zároveň rieši aj prijímanie dodávateľských faktúr.

Ak chcete použiť iného certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, použijete Možnosť č. 2.

Možnosť č. 2. Vlastný digitálny poštár – export XML

Táto možnosť je určená pre klientov, ktorí používajú svoj fakturačný program alebo vlastného digitálneho poštára. 

Po vytvorení súpisu prác a dodávok Kalkulus vygeneruje eFaktúru vo formáte XML. Používateľ ju následne nahrá u svojho digitálneho poštára alebo vo fakturačnom programe. Čerpanie a súpisy prác fungujú tak, ako ste boli doteraz zvyknutí.

Čo to znamená pre stavebné firmy 

Fakturácia v stavebníctve má svoje špecifiká - čiastkové plnenia, súpisy prác, zálohové faktúry, prenos daňovej povinnosti. 

Riešenie preto staviame priamo na dátach, ktoré už v Kalkuluse evidujete, aby prechod na eFaktúru nebol administratívou navyše, ale prirodzeným pokračovaním práce.

Čo všetko pre vás programujeme "pod kapotou"

eFaktúra nie je len o novom tlačidle. Aby štát bez problémov prijímal vaše faktúry, Kalkulus za vás rieši zložitú byrokraciu:

• Stavebné špecifiká a DPH. Automaticky do eFaktúry doplní správne kódy pre prenos daňovej povinnosti,

• Prepojenie so súpisom prác. PDF so súpisom prác vloží do XML (embedded attachment). Váš odberateľ tak získa strojovo čitateľnú eFaktúru aj váš vizuálny PDF súpis v jednom balíku. 

• Medzinárodné kódovníky. Stavebné merné jednotky (m2, m3, hodiny, tony) interne premapuje na celosvetovo uznávané UN/CEFACT kódy.

• Inteligentná kontrola pred odoslaním. Upozorní na chýbajúce povinné údaje ešte pred odoslaním.

Naším cieľom je zabezpečiť, aby fakturácia v Kalkuluse ostala aj po roku 2027 rovnako jednoduchá a prehľadná, ako ste boli doteraz zvyknutí. O dostupnosti aktualizácií vás budeme včas informovať.

Máte otázky? Radi vám poradíme, ktorá z možností je pre vás najvhodnejšia.