Sledovanie nákladov stavby
Napredujte v podnikaní - kontrolujte svoje náklady
V praxi sa často stretávame s prípadmi, keď stavebná firma poctivo vypracuje cenovú ponuku vo forme rozpočtu so všetkou zodpovednosťou a profesionalitou. Do ceny zakalkuluje všetky potrebné zdroje v aktuálnych cenách, t.j. materiály, mzdy, stroje, režijné náklady a plánovaný zisk, resp. zazmluvnené subdodávky. Zároveň rozvrhne jednotlivé činnosti vo forme harmonogramu. Takto vykalkulovaná cena je nutnou, nie však postačujúcou podmienkou ekonomickej úspešnosti stavebnej zákazky. Stavba počas realizácie môže ísť od ruky, ale taktiež sa nemusí dariť. Na stavbe môžu vznikať rozličné nepriaznivé situácie, spôsobené vonkajšími okolnosťami, ale aj vlastnými chybami. Zlá organizácia práce vlastných pracovníkov, zlá koordinácia subdodávateľských firiem, nedostatočná produktivita práce, zlé materiálové zásobovanie, zvýšené náklady na materiál, ktorý nebol dostatočne zazmluvnený, práce s ktorými sa v rozpočte neuvažovalo, výpadky stavebných kapacít a mnohé ďalšie prípady.
Tieto chyby vedú k tomu, že na danej zákazke sa nedá dodržať ani plánovaný rozpočet ani plánovaný termín dodania stavby. Ak niektorá z týchto situácii nastane, stavbyvedúci si uvedomuje vážnosť problému, avšak nepozná finančný stav na jednotlivých účtoch, nepozná aktuálne finančné rezervy a teda nevie v reálnom čase vyvodiť príslušné konzekvencie a korekcie. Nepriaznivá situácia sa rieši, ale na peniaze sa v dôsledku neexistujúcich dát zabúda. Vyúčtovanie zákazky sa robí obvykle na konci stavby a vtedy je už neskoro. Prevláda všeobecný názor, že financie má na starosti systém účtovníctva, ktorý môže a má plniť finančnú kontrolnú úlohu. Je to pravda iba čiastočne. Účtovné oddelenia pracujú totiž jednak s určitým oneskorením, sústredia sa predovšetkým na účtovanie vo vzťahu k daňovému úradu, analytická štruktúra účtov nezodpovedá kalkulačnej štruktúre stavebnej zákazky a neodráža dynamický charakter projektu.
Priebežné sledovanie nákladov stavby
Aby manažment firmy mal náklady stavby pod kontrolou počas celej doby výstavby, je potrebné ich sledovať v reálnom čase. Na tento účel sme vyvinuli v programe Kalkulus modul Sledovanie nákladov stavby. Tento modul je určený predovšetkým výrobným stavebným firmám, ktoré zamestnávajú svojich remeselníkov na plný pracovný úväzok v hodinovej mzde a iba časť špecializovaných činností realizujú prostredníctvom subdodávateľov. Modul Sledovanie nákladov stavby slúži na zber, sledovanie a kontrolu nákladov priebežne „konzumovaných“ na stavenisku v reálnom čase. Operatívne sleduje a okamžite vyhodnocuje ziskovosť zákazky.
Dynamicky porovnáva naplánované náklady so skutočnými nákladmi. Premieňa dáta zo staveniska do informácií, ktoré zlepšujú kvalitu a ziskovosť stavby ako aj kapitál projektu. Modul Sledovanie nákladov stavby je možné prevádzkovať s veľmi dobrými výsledkami na bežnom počítači alebo na notebooku. Technické a ekonomické efekty programu sa však lepšie prejavia pri práci v počítačovej sieti v kombinácii s diaľkovým internetovým prístupom na podnikový server. V organizačne malej firme priebežné náklady stavby eviduje stavbyvedúci alebo manažér firmy po skončení šichty.
V organizačne väčšej firme, ktorá má vybudovanú serverovskú infraštruktúru, môže tieto údaje zadávať do systému stavbyvedúci on-line cez internet zo staveniska alebo večer, keď príde domov. Táto práca mu nezaberie viac ako 15 minút času, avšak prírastková hodnota dát má pre manažment firmy obrovskú pridanú hodnotu. Vychádzame z úvahy, že evidencia malých prírastkov dát na dennej báze je ľahko zvládnuteľná. Dodatočná hromadná týždenná alebo mesačná evidencia prichádza do systému oneskorene. Čím prídu dáta do systému neskôr, tým sa stávajú z hľadiska priebežnej kontroly nákladov bezcennejšie.
Porovnávacou základňou pre monitorovanie a finančnú kontrolu stavebného projektu je rozpočet stavby a jeho kalkulačné podklady v členení kalkulačného vzorca: Mzdy, Stroje, Doprava, Materiály, Réžia, Subdodávatelia, Ostatné náklady. Modul Sledovanie nákladov stavby sleduje náklady na týchto účtoch: Mzdové náklady, Náklady na stroje, Dopravné náklady, Materiálové náklady, Režijné náklady, Subdodávatelia, Ostatné náklady. Pre každý účet je v programe vytvorený samostatný vstupný informačný kanál, ktorý umožňuje používateľovi priebežne zadávať vznikajúce náklady stavby.
Smenovka
Príkladom vstupného informačného kanálu stavby pre zadávanie odpracovaných hodín jednotlivých pracovníkov stavby za daný deň je Smenovka. Stavbyvedúci má možnosť do Smenovky okrem odpracovaných hodín zaevidovať popis prác, ktoré príslušný pracovník v daný deň vykonával. V prípade, že pracovník v daný deň na stavbe chýbal, stavbyvedúci zaeviduje dôvod neprítomnosti.
Údajmi zo smenovky program automaticky plní účet mzdových nákladov stavby podľa mzdových sadzieb a odpracovaných hodín jednotlivých pracovníkov. K základným mzdovým nákladom pripočíta príplatky za prácu počas sviatkov, v sobotu, v nedeľu alebo za nočnú prácu. Smenovka dokáže generovať mzdové listy za vybrané obdobie ako podklad pre vyplatenie mzdy.
Náklady stavby pod kontrolou
Podobným spôsobom ako smenovka funguje informačný kanál pre priebežnú evidenciu nasadzovaných stavebných strojov. Aj u stavebných strojov sa evidujú odpracované hodiny. Túto evidenciu nazývame strojová smenovka. Pre dopravné prostriedky sa vykonáva denná evidencia najazdených kilometrov. Materiálové náklady zadáva používateľ buď z limitky materiálov stavby alebo z dodacích listov, faktúr alebo z pokladničných blokov. Ak firma eviduje materiál pomocou výdajok a príjemiek skladového účtovného programu, modul Sledovanie nákladov stavby dokáže z jeho databázy načítať pohyby materiálov automaticky prostredníctvom formátu XML.
Kým režijné náklady sa pri kalkulácii ceny stavby počítajú prirážkovou metódou, v etape sledovania sa evidujú v jednoduchom riadkovom editore s uvedením názvu režijného nákladu a príslušnej sumy. Priebežné sledovanie financií subdodávateľských firiem je možné v programe evidovať buď finančne alebo výkonovo. Pri finančnom sledovaní sa do systému zaeviduje faktúra došlá od subdodávateľa. Pri výkonovom sledovaní sa za daný deň evidujú odpracované výmery cenníkových položiek rozpočtu za daný deň.
Kalkulované verzus skutočnosť
Modul Sledovanie nákladov stavby poskytuje manažmentu firmy v reálnom čase informáciu o priebežnej ziskovosti alebo strate ešte skôr, ako je zákazka spracovaná v účtovníctve. Dynamicky porovnáva plánované rozpočtové náklady s nákladmi, ktoré priebežne vznikajú počas stavby.
Na nasledovnom obrázku je zobrazený report Kalkulované verzus skutočnosť, ktorý dokáže modul Sledovanie nákladov stavby generovať v ktoromkoľvek čase realizácie stavby.
Pokiaľ sú nabiehajúce konzumované náklady v súlade s rozpočtom, projekt má manažment pod kontrolou. Prekročenie nákladov na niektorom z konkrétnych účtov signalizuje možné problémy v oblasti, ktorú daný účet reprezentuje. Stavbyvedúci sa sústredí hlavne na účty, vykazujúce zápornú odchýlku od rozpočtovanej sumy. Sústredí sa na prekročené náklady a analyzuje ich. Napríklad prekročenie nákladov na účte mzdových nákladov môže byť spôsobené nižšou produktivitou práce ako bola očakávaná, vyššími mzdami ako boli naplánované, prestojmi vyplývajúcimi zo zlého zásobovania stavby alebo odstraňovaním reklamovaných chýb a pod.
Posudzovanie účtov vykonáva súčasne s časovým plánom alebo na základe bilancie normohodín. Spotreba nákladov nevzniká totiž rovnomerne, ale v závislosti od typu prác a dodávok nasadzovaných v zmysle technologického postupu. V tom vedia byť stavbyvedúcemu nápomocné ďalšie softvérové riadiace moduly programu Kalkulus.