Sledovanie nákladov stavby

V praxi sa často stretávame s prípadmi, keď stavebná firma poctivo vypracuje cenovú ponuku vo forme rozpočtu so všetkou zodpovednosťou a profesionalitou. Do ceny zakalkuluje všetky potrebné zdroje v aktuálnych cenách, t.j. materiály, mzdy, stroje, režijné náklady a plánovaný zisk, resp. zazmluvnené subdodávky. Zároveň rozvrhne jednotlivé činnosti vo forme harmonogramu. Takto vykalkulovaná cena je nutnou, nie však postačujúcou podmienkou ekonomickej úspešnosti stavebnej zákazky. Stavba počas realizácie môže ísť od ruky, ale taktiež sa nemusí dariť. Na stavbe môžu vznikať rozličné nepriaznivé situácie, spôsobené vonkajšími okolnosťami, ale aj vlastnými chybami. Zlá organizácia práce vlastných pracovníkov, zlá koordinácia subdodávateľských firiem, nedostatočná produktivita práce, zlé materiálové zásobovanie, zvýšené náklady na materiál, ktorý nebol dostatočne zazmluvnený, práce s ktorými sa v rozpočte neuvažovalo, výpadky stavebných kapacít a mnohé ďalšie prípady. 

Tieto chyby vedú k tomu, že na danej zákazke sa nedá dodržať ani plánovaný rozpočet ani plánovaný termín dodania stavby. Ak niektorá z týchto situácii nastane, stavbyvedúci si uvedomuje vážnosť problému, avšak nepozná finančný stav na jednotlivých účtoch, nepozná aktuálne finančné rezervy a teda nevie v reálnom čase vyvodiť príslušné konzekvencie a korekcie. Nepriaznivá situácia sa rieši, ale na peniaze sa v dôsledku neexistujúcich dát zabúda. Vyúčtovanie zákazky sa robí obvykle na konci stavby a vtedy je už neskoro. Prevláda všeobecný názor, že financie má na starosti systém účtovníctva, ktorý môže a má plniť finančnú kontrolnú úlohu. Je to pravda iba čiastočne. Účtovné oddelenia pracujú totiž jednak s určitým oneskorením, sústredia sa predovšetkým na účtovanie vo vzťahu k daňovému úradu, analytická štruktúra účtov nezodpovedá kalkulačnej štruktúre stavebnej zákazky a neodráža dynamický charakter projektu.

Podobným spôsobom ako smenovka funguje informačný kanál pre priebežnú evidenciu nasadzovaných stavebných strojov. Aj u stavebných strojov sa evidujú odpracované hodiny. Túto evidenciu nazývame strojová smenovka. Pre dopravné prostriedky sa vykonáva denná evidencia najazdených kilometrov. Materiálové náklady zadáva používateľ buď z limitky materiálov stavby alebo z dodacích listov, faktúr alebo z pokladničných blokov. Ak firma eviduje materiál pomocou výdajok a príjemiek skladového účtovného programu, modul Sledovanie nákladov stavby dokáže z jeho databázy načítať pohyby materiálov automaticky prostredníctvom formátu XML. 

Kým režijné náklady sa pri kalkulácii ceny stavby počítajú prirážkovou metódou, v etape sledovania sa evidujú v jednoduchom riadkovom editore s uvedením názvu režijného nákladu a príslušnej sumy. Priebežné sledovanie financií subdodávateľských firiem je možné v programe evidovať buď finančne alebo výkonovo. Pri finančnom sledovaní sa do systému zaeviduje faktúra došlá od subdodávateľa. Pri výkonovom sledovaní sa za daný deň evidujú odpracované výmery cenníkových položiek rozpočtu za daný deň.