Modul Harmonogram
„Neexistujú nereálne ciele, iba nereálne termíny"
Antoine de Saint-Exupéry
Dobrý plán zamedzí slabému výkonu
Stále viac štátnych ale tiež súkromných investorov požaduje od stavebných firiem, aby v rámci výberového konania predložili do súťaže okrem ponukového rozpočtu aj harmonogram. Harmonogram (Scheduling) je časový plán priebehu zhotovenia stavebnej zákazky s určením doby trvania a predpokladaného dátumu dokončenia. Je to prirodzená a logická požiadavka, s ktorou sa musí stavebná firma stotožniť. Niektoré firmy reagujúc na túto výzvu zostavia harmonogram iba "pro forma", aby formálne splnili súťažné podmienky.
Vymaľujú bunky v Exceli alebo nakreslia rukou graf na štvorčekový papier. Žiadne matematické nástroje, žiadna kritická cesta, žiadne hľadanie časových rezerv. Dobu trvania činností určujú intuitívne na základe empirických skúseností. Výsledkom je nepresný plán, ktorý negarantuje, že naplánovaný termín dokončenia stavby je reálne dosiahnuteľný. Je ale rozumné získať zákazku s rizikom jej predraženia alebo penalizácie za oneskorené dodanie ?
Vy máte zákazku, my máme nástroj
Alternatívou insitného plánovania je automatizovaná forma tvorby časového plánu pomocou softvérovej aplikácie. Takouto aplikáciou je programový modul Harmonogram Klasik. Harmomogram Klasik je výkonný a flexibilný nástroj na vytvorenie harmonogramu stavby. Reprezentuje tradičnú metódu projektového riadenia, nazývanú tiež Waterfall. Je voliteľným modulom programového systému Kalkulus. Predstavuje riešenie integrujúce matematiku operačnej analýzy s grafikou zobrazovania technologických činností a ich väzieb. Hľadá časové rezervy, vypočíta kritickú cestu metódou Critical Path Method, určuje optimálnu dobu výstavby. Stavebný proces je v programe reprezentovaný matematickým modelom, ktorý simuluje časový priebeh skutočných stavebných činností v závislosti od navrhovaného čerpania zdrojov.
Na grafické znázornenie plánovanej postupnosti činností na časovej osi používa Ganttov diagram s prehľadne viditeľnou vzájomnou závislosťou činností. Výstupom modulu je časový plán, finančný plán, plán nasadenia ľudí a strojov ako aj plán nákupu materiálov. Výstupný harmonogram sa vyznačuje vysokou mierou podrobnosti, avšak je ho možné nakonfigurovať aj do podoby manažérskeho dokumentu. Program totiž umožňuje vytvárať hierarchickú štruktúru činností stavby (Work Breakdown Structure) tak, že jednotlivé elementárne činnosti je možné spájať do väčších, zložených, tzv. globálnych celkov. Modul pracuje s kalendárom, v ktorom je možné meniť centrálny štart projektu, dĺžku pracovnej zmeny, určovať pracovné soboty, pracovné nedele, resp. sviatky a tak ovplyvňovať disponibilný čas na realizáciu stavby.
Matematický model stavby v podobe Ganttovho diagramu v programe Kalkulus
Obr. 2 Ganttov diagram v module Harmonogram Klasik
Zdroj : A-typ, architektonický ateliér, spol. s r.o., spracoval Peter Janič
Skutočné stavebné činnosti realizované podľa plánu
Harmonogram Klasik je unikátnym softvérovým nástrojom v rodine aplikácií pre riadenie projektov (Project Management). Jeho unikátnosť a jedinečnosť spočíva v tom, že je dátovo prepojený s onormovanými zdrojmi databázy cenníkov. V praxi to funguje tak, že používateľ interaktívne prenáša položky rozpočtu do harmonogramu. Montážne položky rozpočtu sa po prenose stávajú činnosťami harmonogramu. Stavebné prvky kalkulačného listu položky sa po prenose stávajú zdrojmi stavebnej činnosti. Z onormovaného času zdrojov program automaticky vyráta dĺžku trvania činnosti a navrhne, kto bude danú činnosť realizovať. Takýto model nikde inde nenájdete.
Univerzálne plánovacie programy toto nevedia. Programom navrhnuté zdroje môže používateľ následne modifikovať, t.j. zvyšovať, resp. znižovať ich výkon, upravovať kapacity ich nasadenia a tak ovplyvňovať dĺžku trvania jednotlivých činností. Na druhej strane je naivné sa domnievať, že matematický robot vytvorí harmonogram úplne sám na stlačenie jedného gombíka. Bez skúseností stavbára, bez jeho intuície a schopnosti improvizovať, bez reálnej znalosti technologického postupu, podnikateľského prostredia a dodávateľsko - odberateľských vzťahov sa žiaden matematický model nezaobíde.
Ganttov diagram
Ganttov diagram je dominantou modulu Harmonogram Klasik. Slúži na vizuálne zobrazenie časovej osi projektu ako pomôcka na sledovanie priebehu stavebného procesu. Ganttov diagram zobrazuje jednotlivé úlohy projektu formou vodorovných pásikov a ich vzájomnú závislosť pomocou prepojovacích šípok. Vodorovný pásik určuje kedy úloha začína, kedy končí a na ako dlho je naplánovaná. Prepojovacie šípky určujú predchodcu a nástupcu a zároveň znázorňujú typ logickej väzby. Prostredníctvom rôznych typov väzieb môže používateľ vytvárať prekrývanie činností, resp. riadiť ich omeškanie. Rozvrh činností je jednou z najdôležitejších a najnáročnejších úloh pri plánovaní stavebného projektu.
Zahŕňa definíciu pracovných úloh, určenie ich trvania vzhľadom na požadované zdroje a identifikáciu vzájomných väzieb medzi nimi v zmysle technologického postupu. Núti plánovača k uvažovaniu v časovej dimenzii. Rozvrhovanie úloh v čase vykonáva používateľ vytváraním väzieb, pomocou ktorých definuje technologickú a organizačnú postupnosť priebehu stavby. Väzba vzniká postupným kliknutím myši na činnosť typu predchodca a následne na činnosť typu nástupca. Ganttov diagram spolupracuje s matematikou programu, ktorá v reálnom čase identifikuje kritickú cestu.
Matematika programu
Metóda kritickej cesty (Critical Path Method - CPM) patrí medzi základné deterministické metódy sieťovej analýzy. Jej cieľom je stanovenie doby trvania projektu na základe dĺžky tzv. kritickej cesty, čo je sled vzájomne závislých činností s najmenšou časovou rezervou. Metóda CPM umožňuje uľahčiť efektívnu časovú koordináciu čiastkových vzájomne na seba nadväzujúcich aktivít v rámci projektu. Kritická cesta je definovaná ako časovo najdlhšia možná cesta z počiatočného bodu grafu do koncového bodu grafu.
Predstavuje teda najkratší možný čas realizácie projektu. Každý projekt má minimálne jednu kritickú cestu. Každá kritická cesta sa skladá zo zoznamu činností, na ktoré sa musí manažér projektu najviac zamerať, ak chce zabezpečiť včasné dokončenie projektu. Dátum dokončenia poslednej úlohy na kritickej ceste je zároveň dátumom dokončenia stavby. Pre kritické úlohy platí, že ich časová rezerva je rovná nule. To znamená, že zdržanie začiatku úlohy na kritickej ceste alebo predĺženie jej trvania má vplyv na konečný dátum projektu.
Harmonogram Expres
Modul Harmonogram Klasik je mohutný, excelentný program s jednoduchým ovládaním. Vyžaduje však určité zručnosti a znalosti z teórie projektového riadenia. Preto sme pre malé stavebné projekty vyvinuli zjednodušený modul na tvorbu harmonogramov stavieb pod názvom Harmonogram Expres. V Harmonograme Expres sa nám podarilo navrhnúť prehľadné "hárkové" pracovné prostredie so zjednodušenou formou Ganttovho diagramu vo forme pruhového grafu (bar chart). Každý hárok je na obrazovke reprezentovaný jedným mesiacom. Činnosti harmonogramu je možné vytvárať ručne alebo automatickým výberom položiek z rozpočtu. Výberom z rozpočtu sa cenníková položka stáva činnosťou. Dĺžku jej trvania vypočíta program automaticky z kalkulačného listu položky. Kalkulačné podklady sa tak jedným kliknutím myši stávajú zdrojmi.
Dĺžku trvania je však možné modifikovať. Používateľ môže modifikovať dĺžky trvania jednotlivých činností nasadzovaním príslušných kapacít alebo "natvrdo". Rozvrhovanie činností v čase sa vykonáva určovaním termínov ich začiatku pomocou kalendára. Väzby medzi činnosťami sú iba virtuálne a nevytvárajú spolu matematický model pre výpočet kritickej cesty. Táto voľnosť má pozitívny vplyv na rýchlosť tvorby harmonogramu. Nevýhodou je, že program neurčuje automaticky tie činnosti, ktoré majú časovú rezervu a ktoré rezervu nemajú. Daný harmonogram je však v prípade potreby možné naimportovať do modulu Klasik a poveriť ho touto úlohou. Výstupný harmonogram je možné z Harmonogramu Expres v prehľadnej forme vytlačiť alebo vyexportovať do súboru typu.XLS.
Obr. 1 Pruhový graf (bar chart) v module Harmonogram Expres
Zdroj : Unistav, s.r.o. Prešov, spracovala Marta Olexová
Každá minúta strávená pri plánovaní, ušetrí 10 minút pri realizácii
Poznáme firmy, ktoré nevytvárajú harmonogram stavby iba kvôli investorovi, ale hlavne kvôli sebe ako súčasť technickej prípravy výroby. Harmonogram nie je iba pekný obrázok na parádu. Harmonogram slúži na riešenie, kedy bude reálna práca v požadovanom rozsahu vykonaná, ako dlho bude trvať a aké zdroje bude potrebovať. Jeho cieľom je zaistiť najkratší možný čas trvania stavby, najnižšie náklady na zdroje a ich efektívne využitie s minimálnym rizikom. Pri každom projekte sú dôležité tri aspekty: čas, náklady na zdroje a rozsah. Ak je málo času, musia sa zvýšiť zdroje alebo znížiť rozsah - prípadne oboje, ak je málo zdrojov, môže byť predĺžený čas a znížený rozsah - prípadne oboje, ak je veľký rozsah, musia sa zvýšiť zdroje alebo predĺžiť čas - prípadne oboje. Tieto aspekty musí autor pri tvorbe časového harmonogramu zohľadniť.
Máme klientov, ktorí predkladajú harmonogram svojim zákazníkom spolu s cenovou ponukou. Harmonogram je dokument, ktorý dokáže výrazne zvýšiť dôveryhodnosť predkladanej cenovej ponuky. Utvrdí investora v presvedčení, že dodávateľ stavby má projekt naštudovaný a že ho vie úspešne zrealizovať.
Niektoré stavebné firmy sa harmonogramu boja. Považujú ho za bič, ktorý používajú investori na sankcie a penalizácie v prípade neplnenia termínov. Na druhej strane harmonogram pomáha aj dodávateľovi stavby. Je dokumentačnou platformou na vyžadovanie plnenia finančných záväzkov a povinností investora v zmysle zmluvy o dielo. Zároveň je cenným dokumentom pri požadovaní posunutia termínu odovzdania stavby v prípade okolností typu vis major.
Harmonogram je užitočným pomocníkom pri samotnej realizácii stavby. Poskytuje príležitosť efektívneho riadenia projektu. Pracovnému tímu zobrazuje čiastkové ciele, termíny ich splnenia ako aj poradie jednotlivých činností. Možno ho považovať za analytický dokument, pomocou ktorého je možné odhaliť potenciálne ťažkosti projektu a v prípade potreby uľahčiť reorganizáciu projektu na ich prekonanie. V spolupráci s evidenciou výkonov v riadiacom module ho možno použiť na sledovanie pokroku plnenia a napredovania stavby. Poskytuje spätnú kontrolnú väzbu, či stavba prebieha podľa plánu a či projekt bude dokončený včas. Ak pri tvorbe harmonogramu boli jednotlivým činnostiam pridelené zdroje, je možné kontrolovať v priebehu realizácie stavby ich pripravenosť a zároveň porovnať náklady na ich obstaranie oproti nákladom kalkulovaných v cenovej ponuke.
Riadiacimi, monitorovacími a kontrolnými mechanizmami je možné poveriť externé agilné nástroje, ktoré sú v týchto fázach projektu flexibilnejšie, prispôsobivejšie a schopnejšie rýchlej reakcie na zmeny. Spojením metódy Waterfall s metódou Agile dosiahneme plnenie cieľov projektu so súčasným promptným riešením vznikajúcich odchýlok. V praxi to funguje tak, že jednotlivé činnosti harmonogramu sú zobrazené na proxy časovej osi v Ganttovom diagrame a zároveň majú priradené Kanban karty agilného systému. Informácie z kariet agilného systému slúžia na prípadnú modifikáciu harmonogramu. Tým, že harmonogram je dynamický počítačový model, vytvorenie upraveného alternatívneho harmonogramu pre investora je podstatne rýchlejšie ako pri statickom dokumente.
Dĺžka trvania jednotlivých činností v harmonograme je v programe rátaná z použitých zdrojov (t.j. remeselníci, stroje, poddodávatelia, materiály a výrobky). To znamená rozvrhovanie činností ide ruka v ruke s rozvrhovaním zdrojov a nákladov na ich použitie. Výsledkom je finančný plán a plán zdrojov. Finančný plán slúži na manažovanie financovania stavby a dodržiavanie platobnej disciplíny. Plán zdrojov slúži na optimálne prideľovanie potrebných zdrojov do projektu v správnom čase.
Obrázky na tejto stránke sú použité so súhlasom A-TYP arch. ateliér, s.r.o. Prešov.