Priebežné sledovanie nákladov stavby

Autor: Admin   

Sobota, 21 Marec 2020

Ján Bolebruch, expert v oblasti oceňovania stavieb, Jozef Osifčin, Unistav, s.r.o Prešov, Daniel Červeňák, Systematic, s.r.o. 

Kto v stavebnej firme riadi stavbu ?

Ak stavebná firma získa stavebnú zákazku na základe predloženej cenovej ponuky a časového plánu, môže začať stavať. Jej úlohou je dodať investorovi stavebné dielo v predpísanej kvalite s dodržaním dohodnutého termínu a rozpočtu. Na splnenie tejto úlohy je nutná precízna príprava a kvalitné riadenie stavebnej zákazky.

Každá firma to robí inak.

Napríklad:

• Firma č.1 poverí riadením stavby stavbyvedúceho alebo subdodávateľskú firmu.

• Vo Firme č.2 riadenie stavby vykonáva stavebný manažér alebo majiteľ firmy.

• Vo Firme č.3 riadenie stavby vykonáva vedúci stavebnej čaty živnostníkov, ktorý sa zároveň fyzicky podieľa na stavebných úkonoch. 

• Organizačne väčšia Firma č.4 má na jednotlivé riadiace úlohy vytvorené samostatné personálne posty.

V každom z uvedených prípadov prebieha počas realizácie stavby:

1. vzájomná osobná, mailová, telefonická alebo mobilná komunikácia medzi účastníkmi stavebného procesu v rámci operatívneho riadenia,

2. vykonávanie písomných alebo softvérových riadiacich procedúr,

3. využívanie existujúcich a generovanie nových počítačových dát a ich výmena.

Všetky uvedené body sú rovnocenné a ich vyvážené používanie vedie k efektívnemu riadeniu stavby.

Prevažná väčšina slovenských stavebných firiem je analógová

V prevažnej väčšine slovenských firiem prevláda operatívne riadenie, založené na skúsenostiach a každodennej úmornej práce stavebných manažérov s vysokou mierou improvizácie. Najpoužívanejšími manažérskymi nástrojmi sú systém PC (papier - ceruzka), excelovská tabuľka alebo pripomienka v iPhone.

Vo firmách neexistujú riadiace procedúry.

Chýbajú riadiace procedúry v zmysle štandardov projektového riadenia (PMI, IPMA, PRINCE2), chýbajú interné predpisy a manuály.

Taktiež chýbajú elektronické riadiace procedúry ako súčasť softvérových riadiacich informačných systémov. V dôsledku toho účastníci stavby počas jej realizácie chronicky postrádajú aktuálne počítačové dáta jednak pri rozhodovaní, ale aj v bežných firemných procesoch, napr. pri objednávaní potrebného materiálu a podobne. Bežne sa stáva, že stavby sú unášané prúdom náhodných udalostí a následných ad-hoc riešení. K čomu to vedie ? Zákonite k prekročenému rozpočtu, chýbajúcim alebo preťaženým zdrojom, chaotickej koordinácii jednotlivých profesií, nedodržanému termínu, malému zisku alebo k strate, prípadne nízkej kvalite stavby. 

Prechod z analógovej firmy na digitálnu

Riešenie je každému jasné: Nasadiť vo firme riadiaci informačný systém pre prípravu, plánovanie a riadenie stavebnej výroby. Je to náročná úloha, ktorá sa nedá uskutočniť zo dňa na deň systémom Plug and Play. Nasadzovanie stavebného riadiaceho informačného systému zasiahne do života firmy a vyžaduje vysokú motiváciu, veľké úsilie a odhodlanie celej firmy na uskutočnenie zmien v organizácii a riadení.

Stavebníctvo je ťažký biznis, ktorý zamestnáva stavebnú firmu od rána do večera. V dôsledku toho stavební manažéri na prechod firmy z analógového režimu do digitálneho nemajú voľné kapacity a niet divu, že tento proces sústavne odkladajú.

Existuje však jeden dôležitý fakt, ktorý je pre stavebnú firmu dobrou správou: Fundamentálnymi prvkami všetkých etáp stavebného procesu a všetkých riadiacich procedúr je rozpočet stavby a harmonogramom stavby.

To znamená, že ak stavebná firma plánuje budovať stavebný riadiaci informačný systém až v budúcnosti, neurobí žiadnu chybu, ak si zakúpi software na tvorbu rozpočtov stavebných prác, databázu stavebných prác a software na tvorbu harmonogramov už teraz. Tento software bude okamžite slúžiť na vytváranie cenových ponúk, kalkulácií a časových plánov a zároveň v budúcnosti sa využije ako súčasť komplexného stavebného riadiaceho informačného systému. Ostatné procedúry sa môžu zapájať postupne v nasledujúcom období.

Tieto moduly slúžia na automatizáciu výrobných procesov stavebnej firmy.

V našej blogovej sekcii sa venujeme postupne jednotlivým procedúram stavebného riadiaceho informačného systému. V tomto blogu vám predstavíme procedúru Priebežné sledovanie nákladov stavby počas jej realizácie alebo tiež zjednodušene nazývanú Náklady stavby pod kontrolou.

Ak niektorá z týchto situácii nastane, stavebný manažér, ktorý bezprostredne riadi danú stavbu si uvedomuje vážnosť problému, avšak nepozná finančný stav na jednotlivých účtoch, nepozná aktuálne finančné rezervy a teda nevie v reálnom čase vyvodiť príslušné konzekvencie a korekcie. Nepriaznivá situácia sa rieši, ale na peniaze sa v dôsledku neexistujúcich dát zabúda. Vyúčtovanie sa robí na konci stavby a vtedy je už neskoro. 

Prevláda všeobecný názor, že financie má na starosti systém účtovníctva, ktorý môže a má plniť finančnú kontrolnú úlohu. Je to pravda iba čiastočne. Účtovné oddelenia pracujú totiž jednak s určitým oneskorením, sústredia sa predovšetkým na účtovanie vo vzťahu k daňovému úradu, analytická štruktúra účtov nezodpovedá kalkulačnej štruktúre stavebnej zákazky a neodráža dynamický charakter projektu. 

Ak chcete mať náklady stavby počas jej realizácie pod kontrolou v reálnom čase, odporúčame použiť softvérovú procedúru programu Kalkulus s názvom Priebežné sledovanie nákladov stavby.

Porovnávacou základňou pre monitorovanie a finančnú kontrolu stavebného projektu je rozpočet stavby a jeho kalkulačné podklady v členení kalkulačného vzorca: 

1. Mzdy

2. Stroje

3. Doprava

4. Materiály

5. Réžia

6. Subdodávatelia

7. Ostatné náklady

Procedúra Priebežné sledovanie nákladov stavby dokáže sledovať náklady na týchto účtoch:

1. Mzdové náklady

2. Náklady na stroje

3. Dopravné náklady

4. Materiálové náklady

5. Režijné náklady

6. Subdodávatelia

7. Ostatné (napr. nepredvídané) náklady.

Vstupné informačné kanály

Pre každý účet je v programe vytvorený samostatný vstupný informačný kanál, ktorý umožňuje užívateľovi priebežne zadávať vznikajúce náklady. Vychádzame z úvahy, že evidencia malých prírastkov dát na dennej báze je ľahko zvládnuteľná. Dodatočná hromadná týždenná alebo mesačná evidencia prichádza do systému oneskorene. Čím prídu dáta do systému neskôr, tým sa stávajú z hľadiska priebežnej kontroly nákladov bezcennejšie.

Príkladom informačného kanálu pre vstup odpracovaných hodín na stavbe jednotlivých pracovníkov za daný deň je Smenovka.

Manažér stavby alebo stavbyvedúci má navyše možnosť do Smenovky zaevidovať práce, ktoré príslušný pracovník v daný deň vykonával. V prípade, že pracovník v daný deň na stavbe chýbal, manažér stavby alebo stavbyvedúci zaeviduje dôvod neprítomnosti. Údajmi zo smenovky program automaticky plní účet mzdových nákladov stavby podľa mzdových sadzieb a odpracovaných hodín jednotlivých pracovníkov. Smenovka zároveň slúži na vygenerovanie mzdových listov za vybrané obdobie. 

Podobným spôsobom funguje informačný kanál pre priebežnú evidenciu nasadzovaných stavebných strojov. Aj u stavebných strojov sa evidujú odpracované hodiny. Túto evidenciu môžeme pokojne nazývať strojová smenovka.

U dopravných prostriedkov vykonávame evidenciu jázd, kde denne evidujeme kilometre áut najazdené pre zabezpečovanie sledovanej zákazky.

Materiálové náklady zadáva užívateľ buď z limitky materiálov stavby alebo z dodacích listov, faktúr alebo z pokladničných blokov v závislosti od toho či je na stavbe alebo v kancelárií. Ak si firma eviduje materiál pomocou skladového účtovného systému, procedúra Priebežné sledovanie nákladov stavby dokáže načítať pohyby materiálov z tohto systému automaticky prostredníctvom formátu XML.

Kým režijné náklady sa pri kalkulácii ceny rozpočtu stavby počítajú prirážkovou metódou, v etape sledovania sa evidujú v jednoduchom riadkovom editore s uvedením názvu režijného nákladu a príslušnej sumy. 

Priebežné sledovanie financií subdodávateľských firiem je možné v programe dvoma spôsobmi:

1. Finančne. Finančné sledovanie je veľmi jednoduché. Pracovník zodpovedný za evidenciu došlých faktúr, zaeviduje do systému fakturačnú sumu došlú od daného subdodávateľa. 

2. Výkonovo. Výkonové sledovanie sa podobá na smenovku, avšak stavebný manažér alebo stavbyvedúci za daný deň neeviduje odpracované hodiny, ale odpracované množstvá položiek rozpočtu za daný deň. Týmto spôsobom má firma pod priebežnou kontrolou aj svojich subdodávateľov. Jednak z hľadiska  výkonov, jednak z hľadiska financií.

V organizačne malej firme tieto údaje zadáva stavebný manažér po skončení šichty. V organizačne väčšej firme, ktorá má vybudovanú serverovskú infraštruktúru, môže tieto údaje zadávať do systému stavbyvedúci on-line cez internet zo staveniska alebo večer, keď príde domov. Táto práca mu nezaberie viac ako 15 minút času, avšak prírastková hodnota dát má pre manažment firmy obrovskú pridanú hodnotu. 

Kalkulované versus skutočnosť

Procedúra Priebežné sledovanie nákladov stavby dynamicky porovnáva plánované rozpočtové náklady s nákladmi, ktoré priebežne vznikajú počas stavby. Pokiaľ sú nabiehajúce "konzumované" náklady v súlade s rozpočtom, projekt je pod finančnou kontrolou. Prekročenie nákladov na niektorom z konkrétnych účtov signalizuje možné problémy v oblasti, ktorú daný účet reprezentuje.

Pri priebežnom sledovaní nákladov stavby sa stavebný manažér sústredí hlavne na účty, vykazujúce zápornú odchýlku od rozpočtovanej sumy. Sústredí sa na prekročené náklady a analyzuje ich. Napríklad prekročenie nákladov na účte mzdových nákladov môže byť spôsobené nižšou ako očakávanou produktivitou práce, vyššími ako plánovanými mzdovými sadzbami, prestojmi vyplývajúcimi zo zlého zásobovania stavby, odstraňovaním reklamovaných chýb a pod. Posudzovanie účtov vykonáva súčasne s časovým plánom alebo na základe bilancie normohodín. Spotreba nákladov nevzniká totiž rovnomerne, ale v závislosti od typu prác a dodávok nasadzovaných v zmysle technologického postupu. V tom mu vedia byť námocné ďalšie softvérové riadiace procedúry programu Kalkulus.

A na záver to najlepšie. Pozrite si nasledujúci report Kalkulované versus skutočnosť, ktorý dokáže procedúra Priebežné sledovanie nákladov stavby generovať v ktoromkoľvek čase realizácie stavby. Manažér firmy má tak k dispozícii finančný stav zákazky v reálnom čase. To je podnikateľský sen, ktorý si môžete ľahko splniť.

Ak je stavba dokončená, report Kalkulované versus skutočnosť je významným podkladom pre záverečnú finančnú analýzu zákazky. Zároveň slúži ako spätná väzba pre prípadnú úpravu kalkulačných podkladov pre kalkuláciu ďalších zákaziek firmy.

Digitálny stavebný denník Baureport ako finančný denník (NOVINKA 2023)

Digitálny stavebný denník - Baureport je programový modul, pomocou ktorého je možné vytvárať digitálny stavebný denník. Jeho výsledkom sú denné záznamy udalostí, ktoré sa odohrali na vašich stavbách ako aj prehľadný, úhľadný a hodnoverný stavebný denník v tlačovej forme. Pomáha stavbyvedúcim, stavebným dozorom a investorom evidovať denné udalosti na stavbe. Zaznamenáva históriu stavby a vytvára prehľadný stavebno - právny dokument, určený pre všetkých účastníkov stavebného procesu, vrátane Stavebného úradu. Do zoznamu denných záznamov môžete pridávať nasledovné záznamy: bežný denný záznam ako ľubovoľný text, činnosť alebo konštrukciu odpovedajúcu cenníkovej položke rozpočtu, informáciu o konkrétnom pracovníkovi na stavbe, informáciu o subdodávateľovi, informáciu o stavebnom stroji použitom na stavbe, informáciu o materiáli alebo výrobku, fotografie a dokumenty ako prílohy. Pre potreby programu Digitálny stavebný denník - Baureport sledujeme legislatívu Slovenskej republiky, týkajúcu sa vedenia stavebných denníkov v stavebnej praxi. Každý denný záznam je bezpečne uložený v databáze na vašom notebooku, serveri alebo vo verejnom cloude. Počet spracovávaných stavieb je nekonečný. Digitálny stavebný denník - Baureport umožňuje správcovi denníka pridávať do databázy používateľov všetkých účastníkov stavby vrátane osôb oprávnených na výkon štátneho stavebného dohľadu a osôb vykonávajúcich štátny dozor nad verejnými prácami. Výstupom programu je report samotného stavebného denníka, ale aj množstvo užitočných prehľadov. Modul Baureport je prepojený s modulom Evidencie výroby - Fakturácie ako aj s modulom Sledovania nákladov stavby (pracovníci, materiály, stroje).

Digitálny stavebný denník je zároveň finančným denníkom, nástrojom na priebežné sledovanie nákladov stavby (2022-2023). Súčasťou záznamu stavebného denníka (materiál, pracovník, stroj, cenníková položka) sa stala cena, t.j. spotrebovaný finančný náklad. Používateľ môže odteraz zaznamenávať v denníku nielen vecné informácie a udalosti, ktoré sa odohrali na stavbe, ale aj finančnú hodnotu zaznamenávaných zdrojov.

Túto funkciu ocenia aj tí naši klienti, ktorí používajú modul "Priebežné sledovanie nákladov stavby", nazývaný tiež "Náklady pod kontrolou" a zároveň modul "Stavebný denník". Odteraz už nemusia evidovať priebežnú nákladovosť stavby na dvoch miestach, ale iba na jednom, konkrétne v stavebnom denníku. Modul "Priebežné sledovanie nákladov stavby na nákladových účtoch" rešpektuje "Priebežné sledovanie nákladov stavby v stavebnom denníku" a dokáže dáta zo stavebného denníka importovať. Modul Stavebný denník získal nové prehľady. Podnikateľsky najzaujímavejším prehľadom je súbor "Rozpočtované verzus skutočnosť". 

Niektoré moduly programového systému Kalkulus, konkrétne "Priebežné sledovanie nákladov stavby na nákladových účtoch" a "Priebežné sledovanie nákladov stavby v stavebnom denníku" pracujú s evidenciou konkrétnych pracovníkov firmy, ktorí sú zamestnaní v trvalom pracovnom pomere. U týchto pracovníkov sa eviduje aj dohodnutá mzdová sadzba, za ktorú pracovník pre firmu pracuje. Mzdovú sadzbu ovplyvňuje príplatkový systém (2022-2023) za prácu cez víkend, počas sviatkov a v noci v zmysle novely Zákonníka práce. Program umožňuje nastaviť jednotlivé príplatky pre celý systém, avšak tieto príplatky je možné modifikovať pre jednotlivých zamestnancov v karte zamestnanca.

Poznámka

Všetky mená osôb, použité v ukážkach programu sú vymyslené. Finančné hodnoty použité v tomto blogu sú demonštračné.